「その助成金、うちも使える？」の前に。先に整えておくべき書類のお話

従業員1〜30名の法人向け

「その助成金、うちも使える？」の前に。先に整えておくべき書類のお話

申請直前に慌てても、過去の帳簿は作れません

SUBSIDY PAPERWORK CHECKLIST

雇用関係助成金の審査で必ず確認されるのは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の法定三帳簿、雇用契約書（労働条件通知書）、就業規則の5点です。これらは「過去の期間」の分が求められるため、申請を思い立ってから作ることができません。助成金を使う予定が少しでもあるなら、日常の労務書類を今日から整えておくことが最短ルートです。

こんにちは。アプト社会保険労務士事務所の社会保険労務士、氏家です。
「この助成金、うちでも使えますか？」——とても嬉しいご相談なのですが、実は私が最初に確認するのは、制度の要件ではなくお手元の書類なんです。書類が整っていれば申請は進みますし、なければ…そこで止まってしまいます。今日は、どの助成金でも共通して求められる書類と、その整え方のお話です。

なぜ申請直前の準備では間に合わない？
どの助成金でも共通で求められる書類は？
帳簿は何年分そろえておく？
紙ではなく電子データでもいい？
小規模法人がつまずくポイントは？
今日やることチェックリスト
よくある質問

なぜ申請直前の準備では間に合わない？

審査で提出を求められる帳簿や契約書は「過去の期間」のものだからです。申請の時点から整え始めても、過去にさかのぼって作ることはできません。

たとえばキャリアアップ助成金（正社員化コース）では、転換前後のお給料や勤務の実態を、その期間の賃金台帳・出勤簿で証明します。対象期間の帳簿がなければ、要件を満たしていても証明できない——つまり、申請は成立しないんです。

「じゃあ、あとから日付を合わせて作れば…」は、絶対にダメです。実態と違う書類の作成は、不正受給に直結します。不支給になる典型パターンは別の記事で詳しくお話ししましたが、書類の後追い作成はその中でも最も重い結果を招くものです。

どの助成金でも共通で求められる書類は？

法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）、雇用契約書または労働条件通知書、就業規則の5点セットが土台です。これに賃金支払いの証拠が加わります。

「うちはどうかな？」と思いながら、この表を眺めてみてください。

助成金審査で共通して確認される書類
書類	審査で確認されること	不備の典型例
労働者名簿	対象労働者の在籍・雇入れ日	そもそも作っていない
賃金台帳	賃金額・手当の内訳・控除の内容	手当の内訳がなく総額だけ記載
出勤簿・タイムカード	勤務実態・労働時間	自己申告のみで客観記録がない
雇用契約書・労働条件通知書	契約形態（有期・無期）・労働条件	口頭契約で書面がない、更新時の再交付漏れ
就業規則・諸規程	制度（転換・賃金・休暇等）の規定	制度を運用しているのに規定がない

これに加えて、賃金を実際に支払った証拠（振込記録）や、雇用保険・社会保険の加入状況もセットで見られます。就業規則は、10人未満の会社でも助成金の要件として整備が必要になることがあります。詳しくは従業員10人未満でも就業規則は作るべき？をどうぞ。

帳簿は何年分そろえておく？

賃金台帳などの労務関係書類の保存義務は5年（当分の間は3年）です。助成金では、対象期間とその前後の分を求められるのが一般的です。

労働基準法の記録の保存期間は5年に延長されていて、経過措置として当分の間は3年とされています。そして助成金の実務では、「対象労働者の転換前6か月〜転換後6か月」のように、要件になる期間の帳簿をピンポイントで求められます。

つまり大事なのは、保存していることに加えて「月ごとに、整った状態で取り出せる」こと。月次の給与計算が終わるたびに、賃金台帳と出勤簿をひとつのフォルダにそろえて保存する——このシンプルな習慣が、そのまま会社の申請力になりますよ。

紙ではなく電子データでもいい？

法定の記載事項がそろっていれば電子データで大丈夫です。勤怠システムや給与ソフトの記録で、出勤簿・賃金台帳を兼ねられます。

帳簿の様式は法律で決まっているわけではなく、必要な項目が記録されていて、求めに応じて出力できれば形式は自由です。クラウドの勤怠・給与ソフトをお使いなら、それ自体が帳簿として機能します。

ただし、気をつけてほしいのは中身の整合性。タイムカードの打刻と賃金台帳の残業代が合っているか。契約書の労働時間と出勤簿の実態が合っているか。審査ではこの突き合わせが行われます。せっかくツールを入れていても、打刻漏れの放置や手修正の乱発があると、かえって信頼性を疑われてしまうんです。

小規模法人がつまずくポイントは？

よくあるのは、契約書のない従業員が一部いる、出勤簿が実態と合っていない、給与が手渡しで支払いの証拠がない、の3つです。

昔からいる従業員さんだけ、契約書がない
創業期からのメンバーや親族の従業員さんに限って、書面が何もない——これ、本当によくあります。対象になる方の契約書がなければ、その方についての申請は難しくなります。今の条件で、今から交わし直しておきましょう。

出勤簿が「全員9時〜18時」の手書き・手入力
実態が反映されていない画一的な出勤簿は、審査で信頼性を疑われる典型例です。タイムカードや打刻アプリなど、客観的な記録に切り替えてくださいね。

お給料を現金手渡しにしている
振込記録がないと、賃金を支払った事実の証明が弱くなります。手渡しを続ける場合は、ご本人の受領印のある賃金支払明細を必ず残すこと。できれば振込への切り替えをおすすめします。

今日やることチェックリスト

「全員分そろっているかな？」を書類ごとに見ていくだけで、自社の申請準備度が分かりますよ。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿が全従業員分あるか確認する
雇用契約書（労働条件通知書）のない従業員さんを洗い出して、交わし直す
就業規則・賃金規程の有無と、運用中の制度との食い違いを確認する
雇用保険・社会保険の加入漏れがないか、被保険者リストと突き合わせる
月次の給与計算後に帳簿を1フォルダへ保存する、という運用ルールを決める

よくある質問

帳簿の様式は決まったものを使う必要がありますか？

決まった様式はありません。労働者名簿・賃金台帳・出勤簿は、法定の記載事項（氏名、賃金の内訳、労働日数・時間など）がそろっていれば、自社のエクセルやソフトの出力で大丈夫です。迷ったら、厚生労働省サイトの参考様式を土台にしてくださいね。

過去の帳簿がありません。もう助成金は使えませんか？

過去分を対象にする申請は難しくなりますが、これからの取り組みに対する申請はできます。今日から帳簿を整え始めれば、数か月後には「対象期間の書類がそろった状態」を作れます。過去にさかのぼって書類を作ることだけは、絶対に避けてください。

顧問社労士がいないと申請できませんか？

ご自身の会社での申請は可能です。ただし、申請書類の作成・提出を外部に代行してもらう場合、業として行えるのは社会保険労務士だけです。書類の点検だけをスポットで頼む使い方もできるので、初回は不備の洗い出しだけ専門家に見てもらうのが効率的ですよ。

書類がそろっていれば、必ず受給できますか？

書類は土台であって、支給を保証するものではありません。各助成金には、計画書の事前提出や実施の順番、会社都合離職がないことなど、個別の要件があります。使いたい助成金が決まったら、最新年度の支給要領で要件と手順を確認してから動き始めてくださいね。

まとめ：助成金の準備は「ふだんの労務管理」そのもの

三帳簿・契約書・就業規則の5点セットを日頃から整えることが、あらゆる助成金への最短の準備です。書類の後追い作成だけは、絶対にしないでください。

助成金のために特別な書類を作るのではなくて、法律上そもそも必要な書類を、ふだんからきちんと備えておく。それだけで、チャンスが来たときにすぐ動ける会社になります。そしてこの備えは、労務トラブルから会社を守る力にも、そのままなってくれるんです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

申請前の書類点検、承ります

「うちの書類がどこまで通用するか見てほしい」「足りない分の整備から手伝ってほしい」——そんなご相談、大歓迎です。申請前の書類点検はアプト社会保険労務士事務所までお気軽にどうぞ。

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