明日からできる！36協定を遵守する勤怠管理と給与計算の5ステップ【書式テンプレートあり

36協定を遵守するには、日々の勤怠管理と給与計算の実務が鍵となります。この記事では、法律を守り、未払い残業代のリスクをなくすための具体的な5つのステップを、実務担当者向けに解説します。労働時間の客観的な把握から、残業申請フローの構築、正確な割増賃金計算まで、明日から実践できるノウハウが満載です。

ステップ1：労働時間を「客観的な記録」で把握する

すべての基本は、従業員の労働時間を正確に把握することです。厚生労働省のガイドラインでは、労働時間の把握は「使用者が現認」するか「客観的な記録」を基礎とすることが求められています。自己申告制は、やむを得ない場合に限られ、その場合でも実態と乖離がないか定期的な調査が必要です。

推奨される客観的な記録方法

• タイムカード
• ICカード（交通系ICカードや社員証など）
• パソコンの使用時間の記録（ログ）
• クラウド型の勤怠管理システム

重要なのは「出社時間・退社時間」だけでなく、「始業時刻・終業時刻」を記録することです。例えば、タイムカード打刻後、業務開始前に雑談している時間や、業務終了後、打刻前に着替えている時間は、原則として労働時間に含まれません。この区別を明確にするルール作りが大切です。

ステップ2：「残業は事前申請・承認制」のフローを構築する

「上司が黙認していた」「雰囲気に流されて残業した」といった、なし崩し的な残業を防ぐために、残業の事前申請・承認フローを徹底しましょう。これにより、管理職は部下の業務量と労働時間をリアルタイムで把握でき、不要な残業を抑制できます。

フロー構築のポイント

1. 申請書（またはシステム上のフォーム）を用意する: 申請日、所属、氏名、残業予定日時、残業理由、業務内容を明記させる。
2. 承認権者を明確にする: 直属の上司などを承認者として定め、承認のない残業は原則として認めないルールを周知する。
3. やむを得ず事後申請になる場合のルールも決めておく: 緊急対応など、やむを得ない場合の例外ルールも設けておくと、現場の混乱を防げます。

（※ここに「時間外労働申請書・承認書」のWord/Excelテンプレートのダウンロードリンクを設置するイメージです）

ステップ3：時間外労働の上限をリアルタイムで監視する

月末になって「Aさんの残業が上限を超えそうだ！」と慌てては手遅れです。各従業員の累計残業時間を週次や日次でチェックし、上限に近づいている従業員がいたらアラートを出す仕組みが必要です。

• Excelで管理する場合は、累計時間が一定（例：35時間）を超えたらセルの色が変わるように設定する。
• 勤怠管理システムを使えば、管理者や本人に自動でアラートメールを送信する機能があり、非常に便利です。

特に「月45時間」だけでなく、「複数月平均80時間」や「年720時間」といった特別条項の複雑な上限も監視対象に含めることが重要です。

ステップ4：割増賃金を「1分単位」で正確に計算する

労働時間は1分単位での管理が原則です。「15分未満の切り捨て」といった運用は、労働基準法違反（賃金全額払いの原則）となる可能性が非常に高いため、絶対に行わないでください。給与計算では、1ヶ月の残業時間をすべて合計した後に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は認められています。

給与計算時のチェックポイント

• 割増賃金の基礎となる時給単価は正しいか？（（月給－除外手当）÷ 1ヶ月の平均所定労働時間）
• 深夜労働（22時～5時）や休日労働が混在していないか？（割増率が異なります）
• 月60時間を超える時間外労働に対する50%割増は適用されているか？

ステップ5：勤怠管理システムで全てを自動化・効率化する

ここまでのステップをExcelや手作業で行うには限界があります。勤怠管理システムを導入することで、これらの業務の大部分を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

システム導入の3大メリット

1. コンプライアンス強化: 法改正への自動対応、上限超過のアラート機能で、法違反リスクを激減させます。
2. 業務効率化: 打刻データの自動集計、給与計算ソフトとの連携で、人事・経理担当者の工数を大幅に削減します。
3. データ活用: 部署ごと・個人ごとの労働時間データを可視化・分析し、業務改善や人員配置の最適化に役立てられます。

まとめ：正確な実務が、会社と従業員を守る

36協定の遵守は、難解な法理論ではなく、日々の地道な実務の積み重ねによって達成されます。今回ご紹介した5つのステップを参考に、自社の勤怠管理・給与計算フローを見直し、コンプライアンス体制を盤石なものにしていきましょう。

よくある質問（FAQ）

Q1. 「みなし残業代（固定残業代）」を払っていれば、勤怠管理は不要ですか？
A1. いいえ、絶対に必要です。固定残業代制度を導入していても、企業には労働時間を正確に把握する義務があります。また、実際の残業時間が固定残業代に含まれる時間を超えた場合は、その差額を別途支払わなければなりません。その計算のためにも、正確な勤怠管理が不可欠です。

Q2. テレワーク中の従業員の労働時間はどうやって管理すればいいですか？
A2. PCのログオン・ログオフ時刻の記録、業務報告、チャットツールのステータスなどを組み合わせて管理する方法が一般的です。自己申告だけに頼るのではなく、客観的な記録と組み合わせることが重要です。「中抜け時間」を適切に控除できる勤怠管理システムの導入も有効です。

Q3. 管理職は労働時間管理の対象外と考えてよいですか？
A3. 労働基準法上の「管理監督者」に該当すれば、労働時間・休憩・休日の規制は適用されません。しかし、「部長」「課長」といった役職名だけで判断されるのではなく、「経営者と一体的な立場で、自らの労働時間に裁量がある」などの実態で厳格に判断されます。安易に管理監督者扱いすると、後で未払い残業代を請求されるリスクが非常に高いため、注意が必要です。