36協定の上限規制を遵守するには、日々の勤怠管理と給与計算の実務が鍵となります。この記事では、労働時間の客観的な把握から、残業申請フローの構築、割増賃金の正確な計算、改善活動まで、実務担当者が明日から実践できる5つの具体的なステップを解説します。書式テンプレートも活用し、貴社の労務管理体制を強化しましょう。
【ステップ1】労働時間を「客観的かつ正確に」把握する
全ての基本は、従業員の労働時間を正しく記録することです。厚生労働省のガイドラインでは、「使用者が現認」するか「客観的な記録」を基礎とすることが求められています。自己申告制は、やむを得ない場合に限られます。
- 推奨される方法:
- タイムカード
- ICカード（交通系ICカード、社員証など）
- パソコンの使用時間（ログイン・ログオフ記録）
- 勤怠管理システムの打刻データ
特に勤怠管理システムは、打刻漏れのアラートやリアルタイムでの労働時間集計が可能で、管理者の負担を大幅に軽減します。
【ステップ2】残業の「ルール」を明確化し、フローを構築する
「なんとなく残業している」状態は非常に危険です。残業は、必ず上長の事前許可を得てから行うというルールを徹底しましょう。
- 申請: 従業員は残業開始前に、予定時間と業務内容を明記して上長に申請する。
- 承認: 上長は業務の必要性を判断し、承認または却下する。
- 実施: 従業員は承認された範囲で残業を行う。
- 報告: 実際の残業時間と業務内容を事後報告する。
このフローをワークフローシステムや勤怠管理システムで電子化することで、形骸化を防ぎ、記録を残すことができます。
【ステップ3】上限超過の「予兆」をアラートで見える化する
月末になってから「上限を超えそうだ」と気づいても手遅れです。勤怠管理システムのアラート機能を活用し、上限時間に近づいている従業員を早期に把握する仕組みが不可欠です。
- 設定すべきアラート例:
- 月の残業時間が35時間を超えた時点（45時間上限への警告）
- 月の残業時間が60時間を超えた時点（複数月平均80時間への警告）
- 年間の残業時間が300時間を超えた時点（360時間上限への警告）
アラートが出た従業員に対しては、上長が業務量の調整や応援を手配するなどの対策を講じます。
【ステップ4】割増賃金を「法律通りに」正しく計算する
残業代の計算ミスは、未払い請求の大きな原因となります。割増率を正しく理解し、計算式に反映させましょう。
- 時間外労働: 基礎時給 × 1.25
- 休日労働: 基礎時給 × 1.35
- 深夜労働（22時～5時）: 基礎時給 × 0.25（時間外や休日と重複して加算）
- 月60時間超の時間外労働: 基礎時給 × 1.50
給与計算ソフトや勤怠管理システムを使えば、これらの複雑な計算を自動化でき、ミスを防げます。
【ステップ5】データを基に「振り返り」と「業務改善」を行う
勤怠データを集計して終わり、ではありません。そのデータを分析し、「どの部署で」「誰が」「なぜ」残業しているのかを特定し、業務プロセスの改善や人員配置の見直しに繋げることが重要です。
- 月次で部署ごとの残業時間を比較する。
- 残業が多い従業員にヒアリングを行い、業務のボトルネックを特定する。
- ノー残業デーを設けるなど、全社的な意識改革を促す。
労働時間管理は、育児・介護休業法への対応など、他の人事課題とも密接に関連します。関連法規の情報も確認し、統合的な労務管理を目指しましょう。
【書式テンプレート】
36協定届（様式第9号）の記入例はこちらからダウンロードできます。（※架空のリンクです）
よくある質問（FAQ）
Q1: タイムカードの打刻と実際の労働時間に乖離がある場合はどうすればよいですか？
A1: 労働時間は実態で判断されます。例えば、打刻後に仕事を続けている「サービス残業」は違法です。PCログなど他の客観的記録と照合し、乖離の原因を調査・是正する必要があります。
Q2: テレワークの際の労働時間はどのように把握すればよいですか？
A2: PCのログ管理、チャットツールのステータス、勤怠管理ツールのオンライン打刻などを組み合わせるのが一般的です。始業・終業時刻をメールやチャットで報告させるルールを設けることも有効です。
Q3: 遅刻や早退、中抜け時間は残業時間と相殺できますか？
A3: 原則としてできません。労働基準法では、1日の労働時間が8時間を超えた部分が時間外労働となり、割増賃金の支払い対象となります。遅刻した日に残業した場合でも、8時間を超えた分については割増賃金が必要です。
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