勤怠管理DXで明暗！生産性を向上させた企業の成功事例と、導入に失敗した企業の教訓

勤怠管理システムの導入、すなわち「勤怠管理DX」は、単なるペーパーレス化に留まりません。成功すれば残業時間の大幅な削減と従業員の生産性向上を両立できますが、目的が曖昧なまま進めると形骸化し、コストの無駄に終わることもあります。本記事では、勤怠管理DXに成功した企業の具体的な事例と、残念ながら失敗に終わった企業の教訓を比較分析し、自社を成功に導くためのヒントを探ります。

【成功事例】株式会社A社（ITサービス業・従業員200名）

課題：残業の常態化と管理の形骸化

A社では、残業が当たり前の文化となっており、Excelによる自己申告制の勤怠管理は実態を正確に反映していませんでした。特にプロジェクトの繁忙期には、特定の従業員に業務が集中し、月80時間を超える残業も散見される状況でした。

導入した打ち手と成功のポイント

1. 目的の明確化と経営トップのコミットメント：「長時間労働の是正と生産性向上」という明確な目的を社長自らが全社に発信。単なるシステム導入ではなく、働き方改革の一環であることを強く印象付けました。
2. 客観的な労働時間の可視化：PCログと連動するクラウド勤怠管理システムを導入。従業員の労働時間をリアルタイムで正確に把握できるようにしました。
3. アラート機能と分析データの活用：残業時間が月30時間を超えた従業員とその上長に自動でアラートが飛ぶ仕組みを構築。さらに、プロジェクトごとの工数管理機能も活用し、「どの業務にどれだけ時間がかかっているか」を分析。非効率な業務プロセスの改善に繋げました。

導入後の成果

導入から1年で、全社の平均残業時間は月42時間から25時間に減少。一方で、プロジェクトの納期遵守率は向上し、売上も前年比110%を達成。従業員アンケートでも「業務のメリハリがついた」「正当に評価されていると感じる」といった声が増え、エンゲージメントの向上にも繋がりました。

【失敗事例】株式会社B社（製造業・従業員150名）

課題：法改正対応のためのシステム導入

B社は、働き方改革関連法への対応を主な目的に、多機能な勤怠管理システムを導入しました。経営層の関心は「法違反をしないこと」にあり、導入は情報システム部門と人事部門に一任されていました。

失敗に繋がった要因

1. 目的が「守り」に終始：「法対応」という受け身の目的だったため、従業員には「管理が厳しくなる」「面倒な作業が増える」というネガティブな印象しか与えられませんでした。
2. 現場の運用を無視したシステム選定：多機能で高価なシステムを選んだものの、製造現場の従業員にとっては操作が複雑すぎました。結果、打刻漏れや入力ミスが頻発し、人事担当者が月末に手作業で修正する手間が増大しました。
3. データの未活用：システムに蓄積される労働時間や残業時間のデータを、業務改善や人員配置の最適化に活用する視点が欠けていました。データはただ集計されるだけで、経営改善には一切繋がりませんでした。

結果として、B社ではシステムの運用コストだけがかさみ、残業時間はほとんど減少しませんでした。従業員からは不満の声が上がり、まさに「宝の持ち腐れ」状態に陥ってしまったのです。こうした失敗は、「同一労働同一賃金」への対応など、他の人事制度改革においても起こりうる教訓と言えるでしょう。

成功と失敗を分けるポイントは「目的意識」と「データ活用」

両社の事例から明らかなように、勤怠管理DXの成否は、システムの機能差よりも「何のために導入するのか」という目的意識の差にあります。法遵守という「守り」の視点だけでなく、従業員の生産性やエンゲージメントを高めるという「攻め」の視点を持つことが成功の鍵です。そして、導入したシステムから得られるデータを分析し、経営の意思決定に活かすことではじめて、勤怠管理DXは真の価値を発揮するのです。

よくある質問（FAQ）

Q1. 成功事例のような効果を出すには、どれくらいの期間がかかりますか？

A1. 企業の規模や文化にもよりますが、一般的にシステムの導入・設定に2〜3ヶ月、従業員が操作に慣れ、データが蓄積され始めるのにさらに3ヶ月程度かかります。その後、データを分析し、具体的な業務改善のアクションプランを立てて実行していくフェーズに移ります。成功事例のA社のように、明確な成果が見え始めるまでには、少なくとも半年から1年程度の期間を見ておくとよいでしょう。

Q2. 中小企業でも勤怠管理DXは可能ですか？

A2. はい、十分に可能です。近年は、初期費用を抑えて月額数万円から利用できるクラウド型の勤怠管理システムが多数登場しています。むしろ、意思決定が速く、小回りが利く中小企業の方が、トップダウンで一気にDXを進めやすいという側面もあります。無料トライアル期間を設けているサービスも多いので、まずは試してみることをお勧めします。

Q3. 従業員から「監視されているようで嫌だ」と反発が起きないか心配です。

A3. 重要なのは、導入目的を丁寧に説明することです。「会社が従業員を管理・監視するため」ではなく、「非効率な業務をなくし、長時間労働を是正することで、従業員がより健康で生産的に働ける環境を作るため」というポジティブなメッセージを伝えることが大切です。導入のメリット（例：スマホでどこからでも打刻できる、有給休暇の申請が楽になる等）を従業員視点で伝えることも有効です。