「11月から1月は、年末調整と他の業務で毎年パニック状態…」「従業員からの問い合わせ対応と書類の催促だけで一日が終わる…」
人事・労務ご担当者の皆様、本当にお疲れ様です。年末調整は、その年の所得税を正しく確定させるための重要な業務ですが、短期間に作業が集中するため、大きな負担となりがちです。しかし、実は9月から計画的に準備を始めることで、繁忙期の負担を劇的に軽減できます。

前倒しが鍵！年末調整パーフェクトスケジュール

「11月になったら始めよう」では遅すぎます。このスケジュールに沿って、業務を平準化させましょう。

• 9月

  【準備フェーズ】

  □ 今年の税制改正のポイントを確認する
  □ 年末調整の対象者（中途入退職者など）をリストアップし、確定させる
  □ 従業員へ、年末調整のスケジュールと提出書類について第一報をアナウンス（特に保険料控除証明書などを捨てないよう注意喚起）

• 10月

  【書類準備フェーズ】

  □ 税務署から送られてくる年末調整関連の書類（扶養控除等申告書など）を受け取る
  □ 従業員への配布準備（Web申告システムを利用する場合は、操作マニュアルの準備）
  □ 従業員向けの説明会や、個別相談会の日程を告知する

• 11月

  【回収・チェックフェーズ】

  □ 従業員へ申告書類を配布し、提出を依頼する（提出期限は11月中に設定するのが理想）
  □ 回収した書類から順次チェックを開始（扶養家族の変更、保険料の証明書添付などを確認）
  □ 不備がある書類は、速やかに本人に差し戻し、修正を依頼する

• 12月

  【計算・確定フェーズ】

  □ 全従業員の書類チェックを完了させる
  □ 給与計算システム等で年税額を計算し、最終給与（または賞与）で過不足を精算する
  □ 従業員へ源泉徴収票を交付する準備を進める

• 1月

  【提出・総括フェーズ】

  □ 税務署へ法定調書合計表などを提出（期限：1月31日）
  □ 各市区町村へ給与支払報告書を提出（期限：1月31日）
  □ 今年の反省点をまとめ、来年の改善計画を立てる

よくある質問（FAQ）と対策

Q. 書類を期限までに出してくれない従業員がいます。どうすれば？

A. 粘り強く、しかし機械的に催促を続けることが重要です。また、「期限までに提出がない場合は、ご自身で確定申告をしていただくことになります」と、従業員側のデメリットを明確に伝えましょう。

Q. 副業をしている従業員の年末調整はどうすれば？

A. 原則として、年末調整は「主たる給与」を支払っている会社1社でしか行えません。副業の所得が年間20万円を超える場合は、従業員本人が確定申告をする必要があります。その旨を事前に周知しておきましょう。

まとめ：アウトソーシングも賢い選択肢

計画的に進めても、年末調整がコア業務を圧迫してしまうことは少なくありません。特に、担当者が少ない中小企業ではその傾向が顕著です。

アプト社会保険労務士事務所では、年末調整業務のアウトソーシングも承っております。専門家が正確かつ迅速に処理することで、ご担当者様は本来の業務に集中できます。給与計算とセットでご依頼いただくと、よりスムーズな連携が可能です。今年の年末調整にお悩みなら、ぜひ一度ご相談ください。