36協定を遵守するには、法律知識だけでなく、日々の勤怠管理と給与計算を正確に行う実務フローが不可欠です。本記事では、労働時間の客観的な把握から割増賃金の計算まで、担当者が明日から実践できる5つの具体的なステップを解説します。残業申請フローのテンプレートにも触れながら、法遵守と業務効率化を両立させるためのポイントを具体的にお伝えします。
ステップ1：労働時間を「客観的」に記録する
36協定遵守の第一歩は、従業員の労働時間を正確に把握することです。法律（労働安全衛生法）は、「客観的な方法」による労働時間の把握を企業に義務付けています。自己申告制は、申告された時間と実際の労働時間に乖離が生じやすいため、原則として認められていません。
【客観的な記録方法の例】
- タイムカード：出退勤時に打刻する最も基本的な方法。
- ICカード（交通系ICカードや社員証）：入退室記録と連動させ、客観性を担保。
- PCの使用時間（ログオン・ログオフ記録）：デスクワーク中心の職場で有効。
- 勤怠管理システム：スマホアプリやGPS打刻など、多様な働き方に対応可能。
まずは、自社の働き方に合った客観的な記録方法を導入することがスタート地点です。
ステップ2：残業の「申請・承認フロー」を構築する
「なんとなく残業している」状態は、長時間労働の温床です。残業を「原則禁止・許可制」とし、明確なルールを設けましょう。
- 事前申請を徹底する：従業員は残業開始前に、予定時間と業務内容を上長に申請する。
- 上長が承認する：上長は業務の必要性を判断し、承認・却下または時間修正の指示を出す。
- 実績を報告する：残業終了後、従業員は実際にかかった時間と業務内容を報告する。
このフローを徹底することで、不要な残業を抑制し、管理職のマネジメント意識を高めることができます。※弊社では、すぐに使える「時間外労働申請・承認書」の書式テンプレートもご用意しております。お気軽にお問い合わせください。
ステップ3：残業時間の上限をリアルタイムで管理する
36協定の上限（月45時間、年360時間、特別条項の各上限）を超えないためには、従業員一人ひとりの残業時間をリアルタイムで可視化し、アラートを出す仕組みが重要です。
エクセルでの手集計では、月末にならないと上限超過のリスクに気づけないことがあります。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、ダッシュボードで全従業員の残業時間を一覧でき、上限に近づいた従業員やその上長に自動でアラートメールを送信するといった設定が可能です。
ステップ4：割増賃金を正しく計算する
労働時間を正確に把握したら、次は給与計算です。特に割増賃金の計算は複雑で、間違いやすいポイントです。
- 時間外労働（法定労働時間超）：通常賃金 × 1.25
- 深夜労働（22時〜翌5時）：通常賃金 × 1.25
- 休日労働（法定休日）：通常賃金 × 1.35
- 時間外労働（月60時間超）：通常賃金 × 1.50
例えば、「法定休日の深夜に働いた」場合は、休日労働（1.35）＋深夜労働（0.25）で、合計1.60（160%）の割増率となります。これらの複雑な計算を毎月手作業で行うのは非効率かつミスも発生しやすいため、給与計算ソフトや勤怠管理システムとの連携が推奨されます。法改正への対応という点でも、システムの活用は大きなメリットがあります。（参考：育児・介護休業法の改正など、法改正は頻繁に行われます）
ステップ5：定期的な見直しと改善（PDCA）
仕組みを導入して終わりではありません。定期的に各部署の残業時間データを分析し、業務プロセスに問題がないか、人員配置は適切かなどを検証し、改善していくことが重要です。
- Check（評価）：部署別・個人別の残業時間の推移を確認する。
- Action（改善）：残業が多い部署の原因をヒアリングし、業務分担の見直しや効率化ツール導入を検討する。
このPDCAサイクルを回し続けることで、36協定の遵守が文化として組織に根付いていきます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 「固定残業代（みなし残業代）」を払っていれば、いくら残業させても良いのですか？
A1. いいえ、違います。固定残業代は、あらかじめ一定時間分の残業代を給与に含めて支払う制度ですが、36協定の上限規制が免除されるわけではありません。また、固定残業時間を超えた分については、別途追加で残業代を支払う義務があります。就業規則や雇用契約書で、固定残業代が何時間分の残業代に相当するのかを明記することも必須です。
Q2. テレワークの従業員の労働時間はどうやって管理すれば良いですか？
A2. テレワークでも労働時間の管理義務は変わりません。PCのログオン・ログオフ時間、勤怠管理ツールの打刻、業務日報などを組み合わせて客観的に労働時間を把握する必要があります。特に「中抜け」時間（私用での離席）をどう扱うかなど、テレワークに特化した勤怠ルールを明確に定めておくことが重要です。
Q3. 勤怠管理システムを導入したいのですが、選ぶ際のポイントは？
A3. 自社の就業規則や働き方（フレックス、シフト制など）に対応できるか、給与計算ソフトとスムーズに連携できるか、従業員が使いやすいインターフェースか、といった点が主なポイントです。また、法改正に迅速に対応してくれるか、サポート体制は充実しているか、といった点も重要な選定基準となります。
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